Księgowość internetowa – co jeszcze warto o niej wiedzieć?
Zarządzanie firmą wiąże się z dużą odpowiedzialnością, trudno się więc dziwić, że wielu przedsiębiorców dąży do maksymalnego uproszczenia swojej pracy. Jedną z metod, która ułatwi ten proces jest e-księgowość, gdyż zdejmuje ona z nas ciężar pojawiania się w urzędach, czy przechowywania części wrażliwej dokumentacji. Co jeszcze warto wiedzieć o takiej formie rozliczania się z fiskusem?
Księgowość to kolejna usługa, która na dobre rozgościła się w Internecie. Czasy, w których konieczne było stanie w korkach, wertowanie stosu dokumentów, czy trafianie w godziny pracy urzędów dla wielu przedsiębiorców są już przeszłością – powodem, dla którego tak się dzieje jest właśnie księgowość online. Niezależnie od tego, czy zaliczamy się do beneficjentów cyfrowych przemian, czy wciąż korzystamy z tradycyjnych środków, warto dowiedzieć się więcej o zaletach e-rozliczeń.
Księgowość online zespolona z firmowym rachunkiem
Na przestrzeni ostatnich lat na polskim rynku banki zaczęły dawać możliwość scalenia konta firmowego z platformą rachunkową. Staje się to coraz popularniejsze i możemy przypuszczać, że podobnych ofert w przyszłości będzie tylko przybywać. Trudno się dziwić popularności tego rozwiązania – dzięki niemu mamy dostęp do wszystkich istotnych danych bezpośrednio z aplikacji banku. Elastyczność tej metody ma niebagatelne znaczenie – stanowi ona ciekawą propozycją nie tylko dla niewielkich przedsiębiorców, rozliczających się w oparciu o Księgę Przychodów I Rozchodów, ale także i większych firm. Jeśli zarządzamy dużą spółką, pełna księgowość online prowadzona w ten sposób również może okazać się dla nas interesująca.
Księgowość za pośrednictwem Internetu bierze również pod uwagę indywidualne potrzeby działalności, którą prowadzimy. Zazwyczaj do wyboru mam kilka planów – najprostsze z nich wiążą się z koniecznością prowadzenia samodzielnych rozliczeń, w przypadku bardziej rozbudowanych wariantów ciężar ten zostaje przeniesiony na odpowiednich specjalistów. Wszystko odbywa się sprawnie, z poziomu naszego telefonu lub komputera. Ponadto, dostęp do pełnej dokumentacji mamy całą dobę.
Księgowość Internetowa w chmurze – czyli gdzie?
To być może najistotniejsza informacja dla kogoś, kto rozważa przeniesienie do sieci rachunkowości. Opiera się ona o model Software As A service, w skrócie – SaaS. W języku polskim możemy to rozwinąć do postaci „Oprogramowanie Jako Usługa” i oznacza to, że za dostęp do dedykowanej platformy księgowej musimy zapłacić – najczęściej wiąże się to z uiszczaniem comiesięcznego abonamentu. Taka struktura wiąże się z wygodą i sporymi oszczędnościami. Nie musimy wyposażać naszych biur w zaawansowany, często bardzo drogi sprzęt by przechowywać wrażliwe dane. Wszystko odbywa się w infrastrukturze sieciowej dostarczanej przez twórcę danego serwisu – my jedynie uzyskujemy dostęp do interesujących nas informacji za pośrednictwem komputera, tabletu lub telefonu.
Pełna księgowość online, a księgowość uproszczona – czym się różnią?
Aby w pełni zrozumieć i docenić e-księgowość, warto wspomnieć, czym różnią się te dwie formy rozliczania z fiskusem. Księgowość uproszczona celuje głównie w mikro przedsiębiorstwa oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Wyróżniamy trzy główne formy takiej rachunkowości – kartę podatkową, ryczałt ewidencjonowany oraz Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli KPiR. Każda z tych metod ma swoje wady i zalety i stawia różne wymagania przedsiębiorcy.
Jeśli jednak prowadzimy np. spółkę z.o.o., lub jeżeli przychód firmy w ostatnim roku obrotowym wyniósł więcej niż 2 miliony euro, prawo zobowiązuje nas do prowadzenia pełnej księgowości. To znacznie bardziej drobiazgowa forma ewidencjonowania przychodów i kosztów – poziom skomplikowania takich rozliczeń sprawia, że przedsiębiorcy zlecają takie usługi podmiotom zewnętrznym. Kluczową przewagę prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowi znacznie głębszy wgląd w finanse firmy, co bezpośrednio przekłada się na możliwość zwiększenia dynamiki rozwoju danej spółki.
Czego jeszcze możemy oczekiwać?
Wspomnieliśmy o wygodzie przeniesienia rozliczeń do sieci oraz o korzyściach płynących ze zintegrowania ich z bankiem. Księgowość online, realizowana przy pomocy nowoczesnego systemu oferuje m.in.:
- Wystawianie faktur sprzedażowych
- Informacje o płatnościach podatkowych
- Ochronę danych osobowych
To tylko część przydatnych funkcji, jakie oddają nam do dyspozycji takie serwisy. Jak widać, ciężar samodzielnego rozliczania się znacząco dzięki nim zmaleje.
Księgowość online – cennik
Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, ceny mogą zaczynać się od kilkunastu złotych miesięcznie – wszystko zależy od dostawcy takich rozwiązań, planu, na który się zdecydujemy oraz liczby dokumentów, które będę wysyłane za pośrednictwem platformy. W przypadku 10 do 20 dokumentów, próg wejścia do tej usługi może wynosić ok. 80 złotych. Gdy wartość ta wzrośnie do 100 dokumentów, koszt może wynieść ok. 280 złotych. Różne serwisy oferują różne cenniki – zdarza się, że za każdy dodatkowy dokument ponad ustalony limit dopłacimy niewielką sumę, ok. 2,5 złotego.
Tu ważna informacja – ceny te odnoszą się do księgowości uproszczonej. Jeżeli interesuje nas pełna księgowość online, mogą one być wyższe – warto jednak się nią zainteresować, gdyż przy rozliczania finansów spółek zdecydowanie warto zaufać wiedzy i doświadczeniu profesjonalistów.
Zdjęcia: unsplash.com @austindistel